Manajemen Perubahan Tahun 2019

ASPEK

JAWABAN

PENJELASAN

DATA DUKUNG

KETERANGAN

1. Tim Reformasi Birokrasi
a. Tim Reformasi Birokrasi telah dibentuk

A

a. Telah membentuk Tim Reformasi Birokrasi sesuai kebutuhan organisasi
b. Telah membentuk Tim Reformasi Birokrasi namun belum sesuai kebutuhan organisasi
c. Belum membentuk Tim Reformasi Birokrasi
Telah membentuk Tim Reformasi Birokrasi yang sesuai kebutuhan organisasi dengan melibatkan seluruh satuan kerja sesuai tugas dan fungsi berdasarkan SK Menkominfo No.65 th 2018 tentang Tim RB Kominfo 2018.
b. Tim Reformasi Birokrasi telah melaksanakan tugas sesuai rencana kerja Tim Reformasi Birokrasi

A

a. Seluruh tugas telah dilaksanakan oleh Tim Reformasi Birokrasi sesuai dengan rencana kerja
b. Sebagian besar tugas telah dilaksanakan oleh Tim Reformasi Birokrasi sesuai dengan rencana kerja
c. Sebagian kecil tugas telah dilaksanakan oleh Tim Reformasi Birokrasi sesuai dengan rencana kerja
d. Seluruh tugas belum dilaksanakan oleh Tim Reformasi Birokrasi sesuai dengan rencana kerja




























Seluruh rencana aksi 8 Area Perubahan telah dilaksanakan berdasarkan Roadmap RB 2018:
1. Area Manajemen Perubahan telah menyelesaikan turunan nilai-nilai Kementerian sebagai bahan internalisasi dalam bentuk infografis dan motiongrafis.
2. Area Penataan Tatalaksana telah melakukan Integrasi secara Single Sign On (SSO) dan penggunaan sertifikat digital melalui portal Kominfo (portal.kominfo.go.id) untuk mengakses aplikasi internal, adapun data dukung untuk kriteria ini adalah Screen capture SSO portal.kominfo.go.id dan aplikasi-aplikasinya.
3. Area Penataan Perundang-undangan telah melakukan simplifikasi regulasi, salah satunya mencabut 153 PM. Saat ini RPM pencabutan 28 PM sedang diajukan ke Kemenkopolhukam untuk dimintakan pertimbangan.
4. Area Manajemen SDM Telah dilakukan CAT bagi sebagian JFU dan JFT serta sedang direncanakan pelaksanaan Talent Pool bagi pejabat Pengawas yang belum di Asses serta telah dilaksanakan Program Pengembangan Kompetensi dan Update e-Formasi 2018
5. Area Organisasi telah menyelesaikan penataan Organisasi dan Tata Kerja Kem. Kominfo yang RPM Kominfo tentang OTK telah ditandatangani menteri dan menunggu diundangkan oleh Kem. Kumham.
6. Area Akuntabilitas telah menyelesaikan Perjanjian Kinerja untuk Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama dan Jabatan Administrator yang dijadikan dasar penyusunan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) serta memonitor capaian bulanan.
7. Area Pelayanan Publik telah membuat pelayanan terpadu satu pintu (PTSP) bidang Komunikasi dan Informatika serta Pelayanan Prima Ditjen PPI masuk dalam Top 99 lomba inovasi layanan publik Sinovik
8. Area Pengawasan telah menindaklanjuti rekomendasi Kementerian PAN & RB dengan menerbitkan Pedoman Menteri Nomor 7 Tahun 2018 tentang Pengendalian Gratifikasi di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika yang disosialisasikan melalui website dan penyampaian surat ke Satuan kerja serta telah melakukan evaluasi terhadap penanganan benturan kepentingan diseluruh unit kerja.
c. Tim Reformasi Birokrasi telah melakukan monitoring dan evaluasi rencana kerja, dan hasil evaluasi telah ditindaklanjuti

A

a. Seluruh rencana kerja telah dimonitoring dan di evaluasi, dan hasil evaluasi telah ditindaklanjuti
b. Sebagian besar rencana kerja telah dimonitoring dan di evaluasi, dan hasil evaluasi telah ditindaklanjuti
c. Sebagian kecil rencana kerja telah dimonitoring dan di evaluasi, dan hasil evaluasi telah ditindaklanjuti
d. Seluruh rencana kerja belum dimonitoring dan di evaluasi











Telah dilakukan monitoring dan evaluasi terhadap penyusunan program kerja dan progress pelaksanaan program reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kominfo secara berkala.
A. Laporan Monev RB
B. Laporan Pokja capaian 2018
2. Road Map Reformasi Birokrasi
a. Road Map telah disusun dan diformalkan

Ya

Road Map telah disusun dan ditetapkan sebagai dokumen formalRoad Map Telah disusun menjadi dokumen formal melalui Pedoman Menteri Kominfo No.5 Tahun 2016 Tentang Roadmap RB Kominfo Tahun 2015-2019 yang berisi rencana kerja 8 area perubahan tiap tahun dari 2015-2019.
b. Road Map telah mencakup 8 area perubahan

A

a. 4 area atau lebih
b. 1-3 area
c. tidak ada
Roadmap telah mencakup 8 (delapan) area perubahan.
c.Road Map telah mencakup "quick win"

A

a. Quick win ada sesuai dengan ekspektasi dan dapat diselesaikan dalam waktu cepat
b. Quick win ada tapi tidak sesuai dengan ekspektasi atau tidak dapat diselesaikan dalam waktu cepat
c. Belum ada quick win



Road Map RB telah mencakup Quick Win sebagaimana dituangkan dalam Bab III Program Quickwin.
Quick Win 2018 sudah disahkan oleh Menteri Kominfo
Bukti :
1. SK Menteri Kominfo No.120 Tahun 2018 tentang Penetapan Quick Win tahun 2018.
2. Quick Wins yang ditetapkan telah dilaksanakan dengan kemajuan sebagai berikut:
a.Commercial On Date Penyediaan Jaringan Tulang Punggung Serat Optik Nasional Palapa Ring (Paket Barat, Tengah, dan Timur) telah selesai untuk Paket Barat;
b. Peraturan Menteri Terkait Penyelenggaraan Sistem Elektronik (OTT) masih dalam pembahasan;
c. Simplifikasi 100 (seratus) Regulasi telah dilaksanakan.
d. Penyusunan Road Map telah melibatkan seluruh unit organisasi

A

Seluruh unit organisasi telah dilibatkan dalam penyusunan Road Map




Semua unit kerja telah dilibatkan melalui keanggotaan SK RB yang diwakili seluruh unit kerja.
Bukti dukung :
a. SK POKJA RB pada poin 1a
b. Undangan rapat rb
c. Pelaksanaan rapat konsinyering penyusunan roadmap RB Kominfo dan daftar hadir
d. Surat Tugas Sekretaris Jenderal Nomor 1984/SJ/KP.01.06/12/2015 tentang Penyusunan Roadmap RB Kominfo
e. Road Map RB 2015-2019
e. Telah terdapat sosialisasi/internalisasi Road Map kepada anggota organisasi

A

Seluruh anggota organisasi telah mendapatkan sosialisasi dan internalisasi Road MapSosialisasi dan internalisasi RB sudah dilakukan melalui rapat, kosinyering, banner, wallpaper, dan website.
Bukti dukung :
a. Distribusi Roadmap melalui grup WhatsApp
b. Website RB Kominfo yang sudah dilengkapi Road Map RB Kominfo
c. Blast Email kepada Seluruh pegawai
d. Pemanfaatan Radio, TV Plasma, short clip dan Infografis
3. Pemantauan dan Evaluasi Reformasi Birokrasi
a. PMPRB telah direncanakan dan diorganisasikan dengan baik

A

Seluruh PMPRB telah direncanakan dan diorganisasikan dengan baik






1. Adanya pembagian tugas yang jelas dalam pelaksanaan PMPRB melalui penugasan yang ditetapkan dalam SK Sekretaris Jenderal Nomor 89 Tahun 2017 tentang Pembentukan Tim Assesor Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Dilingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika
2. Telah dilakukan pembagian tugas dan arahan dari ketua RB Kementerian dalam pelaksanaan PMPRB melalui Rapat Koodinasi RB pada proses persiapan pada tanggal 24 April 2018.
3. Untuk memastikan pelaksanaan PMPRB 2018 telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku sudah dilakukan rapat koordinasi PMPRB yang dipimpin oleh ketua Tim RB dengan pokok pembahasan monitoring dan evaluasi pelaksanaan PMPRB pada tanggal 27 April 2018.
4. Pelaksanaan submit dokumen PMPRB oleh Irjen dan Sekjen yang dihadiri oleh para eselon 1 dan 2 pada tanggal 30 April 2018 telah berjalan dengan lancar.

Bukti Dukung:
1. Rapat Pengumpulan Dokumen Capaian RB tanggal 24 April 2018
2. Validasi Dokumen oleh Tim Asesor PMPRB tanggal 27 April 2018
3. Upload Dokumen ke Website oleh PIC Pokja RB Januari - April 2018
4. Submit LKE PMPRB ke Menpan oleh Irjen dan Sekjen tanggal 30 April 2018
5. SK Sekretaris Jenderal Nomor 89 Tahun 2017 tentang Pembentukan Tim Assesor Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Dilingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika.
b. Aktivitas PMPRB telah dikomunikasikan pada masing-masing unit kerja

A

Seluruh aktivitas PMPRB telah dikomunikasikan pada masing-masing unit organisasi






Seluruh aktiļ¬tas PMPRB telah direncanakan dan diorganisasikan dengan baik, selanjutnya dikomunikasikan kepada seluruh unit organisasi baik melalui website dan rapat - rapat pokja yang diwakili oleh seluruh unit kerja maupun melalui website
Bukti dukung :
1.Undangan rapat, daftar hadir dan notulensi, foto- foto pelaksanaan rapat pmprb dan laporan.
2. Kegiatan PMPRB yang di upload di Website.
3. Pembahasan PMPRB di Rapat Koordinasi Sekretaris dan Kepala Biro/Pusat yang tercantum dalam notulensi Rapat.
c,. Telah dilakukan pelatihan yang cukup bagi Tim Asessor PMPRB

A

Seluruh Tim Asessor PMPRB telah mendapatkan pelatihan


Seluruh Tim Assesor telah dilibatkan dalam pelatihan Assesor PMPRB dilingkungan Kementerian Kominfo antara lain:
1. Pelatihan terhadap asesor telah dilakukan oleh Kementerian PAN dan RB di Hotel Kemang, Jakarta Selatan pada Tahun 2012.
2. Pelatihan internal Kemkominfo yang dibuktikan dengan Laporan pelaksanaan pelatihan PMPRB Kemkominfo di Pustiknas
- Ciputat pada tanggal 6 Maret 2013
3. Benchstorming standar penilaian pada LKE PMPRB dengan mengundang Narasumber dari Menpan.
4. Pelaksanaan Bimtek Asesor PMPRB pada tanggal 20 November 2017 yang dihadiri oleh Koordinator dan Tim Asesor PMPRB Kementerian Komunikasi dan Informatika
d. Pelaksanaan PMPRB dilakukan oleh Asesor sesuai dengan ketentuan yang berlaku

A

Terdapat penunjukan keikutsertaan pejabat struktural lapis kedua sebagai asesor PMPRB dan yang bersangkutan terlibat sepenuhnya sejak tahap awal hingga akhir proses PMPRB.






Assesor PMPRB pada Tahun Tahun 2018 melibatkan pejabat struktural lapis kedua dan yang bersangkutan terlibat sepenuhnya sejak tahap awal hingga akhir proses PMPRB

Pelaksanaan submit dokumen PMPRB ke website MenpanRB pada bulan April 2018.
Bukti dukung:
Undangan, Daftar Hadir, Notulensi dan Foto kegiatan, LKE.
1. Rapat Pengumpulan Dokumen Capaian RB tanggal 24 April 2018
2. Validasi Dokumen oleh Tim Asesor PMPRB tanggal 27 April 2018
3. Upload Dokumen ke Website oleh PIC Pokja RB Januari - April 2018
4. Submit LKE PMPRB ke Menpan oleh Irjen dan Sekjen tanggal 30 April 2018
5. SK Sekretaris Jenderal Nomor 89 Tahun 2017 tentang Pembentukan Tim Assesor Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Dilingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika.
e. Apakah koordinator asesor PMPRB melakukan reviu terhadap kertas kerja asesor sebelum menyusun kertas kerja instansi?

A

Koordinator assessor telah melakukan reviu terhadap seluruh kertas kerja sebelum menyusun kertas kerja instansi


Reviu telah dilakukan oleh Koordinator Asesor PMPRB terhadap seluruh kertas kerja pada tanggal 27 April 2018 di Kementerian Kominfo
Bukti dukung:
1.Undangan, Daftar Hadir, Notulensi dan Foto kegiatan.
2. LKE setiap Pokja yang telah direviu
f. Apakah para asesor mencapai konsensus atas pengisian kertas kerja sebelum menetapkan nilai PMPRB instansi?

A

Mayoritas koordinator assessor mencapai konsensus dan seluruh kriteria dibahas



Pengisian kertas kerja oleh para asessor telah mencapai kosensus pada Rapat pembahasan atas pengisian kertas kerja dari masinng-masing Pokja pada tanggal 27 April 2018 dan Dilakukan Submit Oleh Sekretaris Jenderal Tanggal 30 April 2018 di Kantor Kementerian Kominfo.
Bukti Dukung:
1. LKE seluruh Pokja
2. Undangan, Daftar Hadir dan Notulensi.
g. Rencana aksi tindak lanjut (RATL) telah dikomunikasikan dan dilaksanakan

A

Terdapat Rencana Aksi dan Tindak Lanjut (RATL) yang telah dikomunikasikan dan dilaksanakan











Rencana Aksi dan Tindaklanjut telah dikomunikasikan melalui rapat-rapat monev RB yang dipimpin oleh Ketua Tim RB dan dihadiri oleh eselon 1 dan eselon 2 terkait dan yang mewakilinya serta ketua dan anggota Pokja RB pada tanggal 26 Juni 2018 dan 2 Agustus 2018, dan surat (notadinas) ke seluruh satuan kerja. Bukti dukung :
1. melalui aktivitas PMPRB yang bertahap pada poin 3 a.b
2. Paparan Rencana Aksi seluruh Pokja dan Progressnya
3. Perubahan Pola Pikir dan BUdaya Kinerja
a. Terdapat keterlibatan pimpinan tertinggi secara aktif dan berkelanjutan dalam pelaksanaan reformasi birokrasi

A

seluruh jajaran pimpinan tertinggi terlibat secara aktif dan berkelanjutan dalam pelaksanaan Reformasi Birokrasi















Pimpinan tertinggi telah berperan aktif dalam pelaksanaan reformasi birokrasi. Hal ini dibuktikan dengan penugasan langsung kepada Eselon I dan II sebagai AP yang pada awalnya ditetapkan dg SK sekjen pada tahun 2014, menjadi SK Menteri pada tahun 2015. Pimpinan tertinggi juga secara aktif menghimbau para pegawai melalui email terkait semangat RB dan revolusi Mental dan mengagendakan progress RB pada rapat2 pimpinan Bukti dukung :
a. Laporan Pelaksanaan Pelatihan "Change Leader sebagai Pelaku Revolusi Mental"
b. SK Menteri 136 th 2015 ttg Agen Perubahan yang sebelumnya SK Sekjen Nomor 59 th 2014
d. Rencana aksi agen perubahan di masing-masing unit kerja yang melibatkan pimpinan.
e. Nota dinas Sekretaris Jenderal Nomor 574/SJ/OT.03.01/04/2016 Tentang Tindaklanjut Pelaksanaan program perubahan di Unit Kerja
f. SK Menteri tentang Diklat Manajemen Perubahan angkatan 1 tahun 2016, angkatan 2 Tahun 2017 dan diklat manajemen perubahan tahun 2018.
g. Keterlibatan Pimpinan Tinggi dalam Pengusulan QW setiap tahun.
h. Telah dilaksanakan temu pegawai pada tanggal 16 Januari 2018 yang melibatkan Seluruh pegawai dan pejabat pimpinan tinggi dan Menteri.
b. Terdapat media komunikasi secara reguler untuk menyosialisasikan tentang reformasi birokrasi yang sedang dan akan dilakukan

A

Ada media komunikasi yang cakupannya menjangkau seluruh pegawai dan pemangku kepentingan terkait serta dilaksanakan secara berkala








Ada media komunikasi internal Kemkominfo, baik dari pimpinan tertinggi sampai pada jajaran pelaksana berupa media diskusi bebas pada portal, radio komunitas dan buku saku RB yg sudah dibagikan ke seluruh pegawai, dan website Kominfo yang memuat konten tentang RB Kominfo. Bukti dukung :
1. Capture portal dan diskusi bebas
2. website yang berisi konten rb
3. Screen shoot grup WhatsAP RB
4. Radio, TV Plasma, Website Kominfo dan Website RB
5. Kegiatan Temu Pegawai dengan Tema #KominfoNow pada tanggal 16 Januari 2018 yang melibatkan Seluruh pegawai dan pejabat pimpinan tinggi dan Menteri dalam rangka merubah mindset pegawai kearah yang lebih positif dan kreatif
6. Nota Dinas tentang Internalisasi Nilai Nilai Kementerian.
7. Kegiatan Survey Kesehatan Budaya Organisasi (OCHI)
8. Nota Dinas Internalisasi RB dan Nilai Kementerian untuk UPT
c. Terdapat upaya untuk menggerakkan organisasi dalam melakukan perubahan melalui pembentukan agent of change ataupun role model

A

Sudah terdapat upaya pembentukan Agent of Change secara formal dan sesuai ukuran organisasi, dan sudah mengikuti pelatihan sebagai role model dalam perubahan


















Sudah ada rapat kerja para agen perubahan dan membentuk nilai2 kementerian. Mengukur kesehatan budaya organisasi utk dapat ditindaklanjuti, rencana diklat berbasis rev.mental
Bukti Dukung :
a. Laporan pelaksanaan Pelatihan "Change Leader sebagai Pelaku Revolusi Mental"
b. SK Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 1009 tahun 2017 tentang Penunjukan Agen Perubahan Satuan Kerja
c. Hasil OCHI Kominfo
d. SK Diklat Manajemen Perubahan Angkatan 1 tahun 2016 dan Angkatan 2 tahun 2017.
e. Laporan Diklat Manajemen perubahan 2018
f. Laporan Kegiatan SmaftFun di Balitbang SDM yang diprakarsai oleh Agen Perubahan
g. Laporan Kegiatan Ifas-Fest SDPPI di Ditjen SDPPI yang di prakarsai oleh Agen Perubahan
h. Daftar Proyek Perubahan yang diusulkan dan dilaksanaan oleh Agen Perubahan Kominfo
i. Pembentukan Laboratorium Inovasi
J. Proyek Perubahan 2016,2017 dan 2018
k. Idea Gathering 2018
l. Laporan Monitoring Proyek Perubahan olah Agen Perubahan